ARTE Y PASIÓN CAFÉ
Arte Y Pasión Café nace como una idea emprendedora de un joven
colombiano con mente de empresario, Antonio Romero, quien inició su carrera
Profesional, sin saberlo, en el maravilloso mundo del café en el año 2002,
cuando inicio sus labores como encargado de la barra de Café en un reconocido
restaurante de la zona norte de la ciudad, en esta labor fue enamorándose poco
a poco del Café en todos sus aspectos, a partir de ese momento se motivó día
tras día hasta conseguir su propia empresa enfocada principalmente en la
culturización de los Colombianos en el consumo de cafés especiales, aquí nace
Arte Y Pasión Café, en el año 2008 y se sitúo desde el inicio en la sede del
antiguo Gun Club, en la Calle 16 entre Carrera Octava y Séptima de la ciudad de
Bogotá, inicialmente con el lema: "Tómese un Café, si no le gusta. No lo
paga", de esta manera hemos entendido que estamos entre los mejores,
puesto que ningún cliente se ha ido sin pagar, en su trayectoria Arte Y Pasión
Café ha logrado posicionarse en el mercado gracias a diversos méritos, entre
ellos los obtenidos por su creador Antonio Romero, quien ha sido Campeón
Nacional en las modalidades de; Café y Licores, Arte Latte y Café Ibrik,
logrando con esto representar a nuestro país nacional e internacionalmente y dejando
su nombre en alto.
MISIÓN
Crear
cultura del café en Colombia bajo tres ejes fundamentales: formar Baristas
idóneos para crear un vínculo caficultor, Barista consumidor. Apoyar la
tecnificación del caficultor con un desarrollo sostenible y formar consumidores
que valores el trabajo detrás de cada taza de café por medio de una tienda
especializada en cafés especiales.
VISIÓN
Para el
año 2016, Arte y Café será una institución educativa promotora de profesionales
del café con la capacidad de educar y promover cultura del café al pueblo
colombiano en todas las instancias del proceso productivo del café.
VALORES
CORPORATIVOS DE
ARTE Y PASIÓN CAFÉ
ARTE Y PASIÓN CAFÉ
Los valores
corporativos de Arte y pasión Café son:
- Honestidad
- Compromiso
- Respeto
- Responsabilidad
- Solidaridad
- Confianza
- Lealtad
- Tolerancia
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
MISIÓN
MISIÓN
Administrar
los recursos financieros de Arte y Pasión Café para la prestación oportuna y
eficiente del servicio a nuestros colaboradores y proveedores.
VISIÓN
Ser la unidad
financiera líder en la implementación de nuevos procesos tecnológicos que
faciliten la gestión administrativa y académica nuestros funcionarios y
colaboradores.
DEFINICIÓN
Es el área de una empresa en la cual se organizan y gestionan todas las acciones relacionadas con operaciones de flujo monetario o flujo de caja.
Es el área de una empresa en la cual se organizan y gestionan todas las acciones relacionadas con operaciones de flujo monetario o flujo de caja.
Esto incluye los cobros por actividades de la empresa, los pagos a proveedores, las gestiones bancarias y cualquier otro movimiento de la caja de una empresa. Es decir, de los movimientos de dinero que entra y sale de la empresa.
Tiene una de las funciones más importantes de la empresa como es mantenerse en contacto con todas las fases de la operación y vigilar la efectiva utilización de los fondos. Debe estudiar diferentes alternativas en cuanto a origen y aplicación de fondos antes de tomar sus decisiones. Por esta razón, es importante para toda organización contar un departamento y un equipo de colaboradores capaces de acompañar y habilitar procesos de transformación en los cuales el componente de oportunidad financiera será clave en el éxito de la entidad.
Tiene una de las funciones más importantes de la empresa como es mantenerse en contacto con todas las fases de la operación y vigilar la efectiva utilización de los fondos. Debe estudiar diferentes alternativas en cuanto a origen y aplicación de fondos antes de tomar sus decisiones. Por esta razón, es importante para toda organización contar un departamento y un equipo de colaboradores capaces de acompañar y habilitar procesos de transformación en los cuales el componente de oportunidad financiera será clave en el éxito de la entidad.
GLOSARIO
Abstracto: Hace referencia a cierta cualidad donde se excluye al sujeto.
Acreedor: Nombra a quien tiene mérito para obtener algo, o derecho a pedir el cumplimiento de una obligación
Antievasión: Limitaciones a la manera en que deben cancelarse las operaciones en dinero.
Caducidad: Figura mediante la cual, ante la existencia de una situación donde el sujeto tiene potestad de ejercer un acto que tendrá efectos jurídicos, no lo hace dentro de un lapso perentorio y pierde el derecho a entablar la acción correspondiente.
Creedor: Tiene derecho a pedir el cumplimiento de alguna obligación.
Culturización: Proceso de aprendizaje de conceptos, valores y normas de conducta.
MANUAL DE FUNCIONES
- MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALESIDENTIFICACIÓN DEL CARGOCargo:TESORERIACargo del Jefe InmediatoGerente General.III DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES.· Recepcionar, analizar y sistematizar la documentación clasificada de la Oficina de Contabilidad y Tesorería.· Revisar y preparar la documentación para reuniones, comisiones o la firma del Director.· Distribuir la documentación que egresa de la Oficina y llevar el archivo de la documentación clasificada de la Oficina.· Efectuar pedidos de útiles de la Oficina, distribuirlos, controlando y manteniendo la existencia de acuerdo a instrucciones del Director.· Redactar documentos de acuerdo a instrucciones generales del Director o del personal asignado a la Oficina.· Apoyar y/o reemplazar temporalmente en las labores o funciones que realiza el personal cuyos cargos son de su nivel.· Coordinar reuniones telefónicas y concertar citas de la Dirección o del personal de la Oficina a nivel interno o externo.· Atender y orientar al personal y público en general en sus consultas y gestiones a realizar en la Oficina.· Cumplir otras funciones que le asigne el Director de la Oficina de Contabilidad y Tesorería en el área de su competencia.· Líneas de autoridad y responsabilidad: El Asistente Administrativo depende jerárquica mente del Director de la Oficina de Contabilidad y Tesorería Es responsable de la información que digita. e) Requisitos mínimos del cargo: Instrucción Técnica Superior en su especialidad. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES OCT OFICINA DE CONTABILIDAD Y TESORERIA - SENAMHI 8 Título de Secretaria. Capacitación acreditada en sistemas operativos de computación entorno Windows, Word, Excel y Power Point. Experiencia en labores administrativas de oficina.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
*Adecuado registro de los activos y apropiada
custodia y salvaguardia de los mismos.* Adecuado registro de los pasivos, con el reconocimiento de todas las provisiones y pérdidas previstas y reales.
* Autorización de todos los gastos incurridos en el periodo.
* Inclusión de los registros contables de todos los ingresos generados.
* Elaboración de los estados financieros y de la información económica –financiera con los registros contables.
* Detención de irregularidades, debilidades y errores durante el proceso de toda la información administrativa-contable.
Clasificación
a.Control interno contable.
Son controles y métodos establecidos para garantizar la seguridad de los activos la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables.
No se refiere solo al control fundamental contable, también a cada situación financiera o proceso informativo q no es operacional.
b.Control interno administrativo
Son procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la dirección. Se refiere a las operaciones que no tienen una incidencia concreta en los estados financieros.
Elementos del control interno.
El control interno se basa en elementos amplios que deben satisfacer las necesidades empresariales:
a.Organización estructural: organigrama funcional y jerárquico responsabilidades, funciones y departamentos.
b.Políticas y procedimientos contables y operativos: definición de necesidades, confección de registros, circuito de información y organización contable
c.Supervisión: revisión, aprobación y autorización
Organización estructural
Esta se verá representada en el organigrama, definiendo las responsabilidades de cada uno. Debemos considerar algunas pautas para esta organización:
a.División del departamento y sus responsabilidades.
b.División de funciones.
c.El factor humano.
Políticas y procedimientos contables y operacionales
Será necesario que haya normas y reglas que rijan el proceso informativo-contable y el sistema operativo de la empresa, esto generara un buen sistema de control interno. Tales como:
a.Equipos para el proceso de transacciones: consideraremos todas las operaciones que manejara la empresa, por ende dependerá la clase de empresa para llevar un sistema de control financiero.
b.Registros contables y comprobantes: los registros deberán moldearse a las necesidades de información de la empresa. Estos registros se mantendrán al día para disponer de la información reciente, al igual los comprobantes de las transacciones llevaran una correlación numérica.
c.Información: los documentos y medios serán los medios a seguir, una vez realizados los inputs. Por esto será importante tener la siguiente información:
* Canalización de la información
* Integrar la información obtenida por los distintos departamentos de la empresa.
* Sistematizar la información contable a suministrar.
* Definición de la información necesaria para la toma de decisiones.
d.Organización contable y criterios: asegura la fiabilidad de la información, de esto definimos normas y criterios contables, como:
* Elaboración de un plan de cuentas contables que se ajuste a las necesidades del negocio.
* Criterios contables que se acojan a los principios de contabilidad general.
Supervisión.
Da lugar a que el personal desarrolle los procedimientos de acuerdo con los planes de organización establecidos. Se destacan dos funciones:
1.Revisar, por parte de las personas responsables.
* La gestión económica-financiera está operando dentro del proceso definido, con los correspondientes controles contables.
* Las políticas, planes y procedimientos establecidos son correctos.
2. Aprobación y autorización de documentación o de situaciones para que pueda seguir su ciclo normal informativo-contable.
FORMATOS
CHEQUE
Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero
de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la
cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de
la cuenta bancaria.
Es un título de valor a la orden o al portador y abstracto
en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a
una institución de crédito el pago a la vista de una suma de
dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
PARTES DE UN CHEQUE
Las
características de los cheques son:
- Literalidad. Significa que vale única y exclusivamente por
lo que se plasme en el cheque de manera específica. El cheque tiene que
contener el nombre completo y todos los requisitos.
- Valor por pame. Es decir que tiene valor por sí mismo
en el documento como el título valor que es. Esto significa que al cobrarse en
un banco, el poseedor, lo puede cobrar
siempre y cuando el cheque cuente con endoso, no tiene que dar
explicación al banco de por qué lo está cobrando.
- A la vista. Los cheques son siempre a la vista, es decir
que no tienen fecha de cuándo deben ser pagados. La fecha que se plasma en el
cheque sólo cumple la función de dejar constancia de cuándo el emisor tenía la
intención de que ese cheque sea cobrado.
TIPOS DE CHEQUE
Los cheques pueden ser de muchas clases, entre ellas, nominativo, a
la orden o al
portador.
En el primer caso, solo puede cobrarlo la persona indicada en
el cheque (sea esta física o jurídica).
En el segundo caso, puede ser cobrado por el beneficiario
indicado, sin embargo, este puede entregarlo en pago a otra persona, para lo
cual debe escribir su firma en el dorso del cheque este acto se denomina endoso.
- Cheque cruzado. Si un cheque está cruzado diagonalmente en el anverso por dos líneas paralelas, el dinero deberá ser cobrado a través de una entidad bancaria que intermedie en el proceso, y no se podrá retirar en efectivo salvo que esta entidad bancaria de la cual es cliente el cobrador sea la misma que libra el cheque. Esto se hace a veces para seguir la pista al dinero pagado.
- Cheque para abono en cuenta. Insertando la cláusula “para abono en cuenta” produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deberá ser abonado en la cuenta del portador.
- Cheque certificado / conformado. El librado exige al librador que lo certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el cheque.
- Cheque de caja o Cheque de Gerencia. Es un cheque expedido por una institución de crédito a sus propias dependencias. Representa una garantía y no suele tener fecha de caducidad.
- Cheques de viajero. Son los expedidos por instituciones de crédito a su propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro del país o en el extranjero.
- Cheque cancelatorio. Según la ley de Antievasión fiscal de la República Argentina, todos los pagos superiores a $1000 se debían realizar por cualquier otro medio que no sea directamente en efectivo. Ante esta situación, se crea la figura jurídica del cheque cancelatorio para que todas las personas que no posean cuentas corrientes y no dispongan del pacto de cheques para emitirlos, puedan realizar sus pagos por este medio bancario, recurriendo a una entidad financiera o un banco ahí adquiriendo este medio de pago.
- Cheque de pago diferido. Es una orden de pago que se libra contra un banco en el cual el librador, a la fecha de presentación estipulada en el cheque, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en la cuenta corriente bancaria.
PAGO
El cheque debe pagarse
en el momento en que se presente al librado. Como título de crédito que es, el pago del cheque debe
hacerse precisamente contra su entrega.
- Responsabilidad del librador: El librador es el principal responsable del pago del cheque. Por eso en el cheque la acción cambiaría directa se ejercita contra el librador y sus avalistas (se equipara al librador como el aceptante de la letra de cambio) y la acción de regreso en contra de los endosantes y sus avalistas
- El librado (entidad financiera) no tiene responsabilidad en virtud del documento porque nunca formaliza la aceptación, a diferencia de la letra de cambio.
LETRA DE CAMBIO
Es un título de crédito de valor formal y completo que contiene
una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador
o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando
solidariamente a todos los que en ella intervienen.
ENDOSO
En la actualidad dejó de ser una
cláusula accesoria e inseparable de la letra de cambio, en virtud de la cual el
acreedor cambiario pone a otro en su lugar, transfiriéndole el título con
efectos limitados o ilimitados. La letra puede transmitirse por endoso, y ésta fue la finalidad
inicial de la Letra de Cambio. El endoso debe de ser puro y simple. Toda
condición se tendrá por no puesta. Esto según la última normatividad.
· Endoso en blanco. Se plasma la sola firma del endosante, y
cualquier tenedor podrá llenar en endoso con su nombre o el de un tercero.
· Endoso en propiedad. Transmite la propiedad del título de
crédito.
· Endoso en procuración o para el
cobro: Confiere al endosatario las facultades de un mandatario con
representación para cobrar el título judicial o extra judicial.
· Endoso en garantía. Constituye un derecho prendario sobre el
título y conferirá al endosatario, además de los derechos de acreedor
prendario, las facultades del endoso en procuración.
RECIBO DE CAJA
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo o en cheque recaudados por la
empresa.
Se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente
es un soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al
contado ya que para ellas el soporte es la factura.
El recibo de caja, siempre se le debe dar al cliente, pero de igual
forma se debe tener una copia para el departamento para poder mantener la parte
contable al día y de igual forma son un documento requerido por la ley.
PARTES DE UN RECIBO DE CAJA
1. Número consecutivo.
2. Ciudad en la que está ubicada la
empresa que elabora el recibo.
3 . Fecha de elaboración.
4. Número del recibo de caja (si se
lleva consecutivo).
5. Nombre de la persona o empresa que
efectuó el pago.
6. Valor del pago recibido.
7. Dirección de la empresa o persona
que efectúa el pago.
8. Valor en letras.
9. Motivo por el cual se recibió el
pago.
10. Número del cheque con el que se
recibió el pago.
11. Si el pago se efectúa en cheque,
se coloca el nombre del banco.
12. Nombre de la sucursal del banco
que expide la chequera.
13. Si el pago se realiza en efectivo
se marca una X.
14. Se coloca el código del PUC (Plan
Único de Cuentas).
15. Nombre de la cuenta.
16. Valor por el cual se recibe el
pago.
17. Valor por el cual se vendió la
mercancía.
18. Firma de la persona que recibe el
cheque.
19. Se coloca el número de documento
de identidad de persona.
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
FLUJO DE CAJA
DEPARTAMENTO DE CARTERA
MISIÓN
MISIÓN
Incrementar la recuperación de cartera de las empresas a través de personal altamente motivado y capacitado, asegurando la calidad en el proceso y utilizando la más avanzada tecnología, extendiendo nuestros alcances a mayor cobertura de mercado logrando obtener los más altos resultados.
VISIÓN
Ser reconocidos globalmente como la empresa con los más óptimos resultados y calidad en materia de recuperación de cartera.
DEFINICIÓN
El departamento de cartera es el encargado del estudio y otorgación de créditos, igualmente gestiones efectivas para mantener al día los créditos, diseñando estrategias y herramientas de recaudo efectivo de la cartera y así evitar altos índices de morosidad. La administración de la cartera tiene características especiales: Sus procedimientos son específicos; en ellos se deben seguir unas etapas, teniendo en cuenta los elementos que conforman su engranaje. Lo anterior exige que la administración de la cartera sea eficiente, esta eficiencia se puede lograr mediante una administración científica, en donde se integren las funciones del proceso administrativo: Planeación, CARTERA Y TESORERÍA 37 organización, ejecución, dirección y control, si se descuida una de ellas los resultados pueden ser catastróficos. Los procesos administrativos que se manejan en el área de cartera deben ser muy ágiles, con el objeto de darle al deudor el mejor servicio, mediante una pronta respuesta a sus inquietudes .
El departamento de cartera es el encargado del estudio y otorgación de créditos, igualmente gestiones efectivas para mantener al día los créditos, diseñando estrategias y herramientas de recaudo efectivo de la cartera y así evitar altos índices de morosidad. La administración de la cartera tiene características especiales: Sus procedimientos son específicos; en ellos se deben seguir unas etapas, teniendo en cuenta los elementos que conforman su engranaje. Lo anterior exige que la administración de la cartera sea eficiente, esta eficiencia se puede lograr mediante una administración científica, en donde se integren las funciones del proceso administrativo: Planeación, CARTERA Y TESORERÍA 37 organización, ejecución, dirección y control, si se descuida una de ellas los resultados pueden ser catastróficos. Los procesos administrativos que se manejan en el área de cartera deben ser muy ágiles, con el objeto de darle al deudor el mejor servicio, mediante una pronta respuesta a sus inquietudes .
GLOSARIO
Cobranza: Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de la compra de un producto o el pago de algún servicio.Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una dependencia o entidadCrédito: operación financiera en la que una persona o entidad (acreedor) presta una cantidad determinada de dinero a otra persona (deudor).Eficiente : realiza o cumple un trabajo o función a la perfección. Indices: Puede tratarse de la expresión numérica de la relación entre dos cantidades o de distintos tipos de indicadores.Interrelación: Relación mutua entre personas, cosas o fenómenosMora: es el retraso culpable o deliberado en el cumplimiento de una obligación o deber.Otorgación: es una autorización o beneplácito que se concede por algún motivo. Se trata de una opinión favorable o de un aval sobre un cierto asunto. Plazo: Es un acontecimiento futuro y cierto que determina que ciertos derechos comiencen o se extingan a partir de su acontecimiento. Prejudicial: La acción o excepción que ante todas las cosas se debe examinar y definir.Riesgo: Posibilidad de que se produzca un contratiempo o una desgracia, de que alguien o algo sufra perjuicio o daño.Vencida: caducado, expirado, prescrito. |
MANUAL DE FUNCIONES
- MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALESIDENTIFICACIÓN DEL CARGOCargo:CARTERACargo del Jefe InmediatoGerente General.III DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES.
El área de cartera debe estar dotado de las siguiente áreas funcionales:
- Atención al Cliente
- Cobranza Telefónica y Escrita
- Localización de Clientes
- Controles estadísticos
- Manejo de documentos por cobrar
- Cobranza Prejudicial
- Cobranza Judicial y su control
Funciones del Departamento de Cartera
- Elaborar informes que reflejen los estados de la cartera
- Manejar las relaciones con las demás áresas de la compañía
- Prestar servicio al cliente en el manejo del crédito, plazos, consecuencias del pago irregular
- Elaborar informes a las centrales de riesgo
- Controlar los pagos que se pacten con los clientes
- Elaborar la programación de actividades que tengan interrelación con las demás áreas
- Transladar oportunamente las obligaciones en mora para su cobro jurídico
- Controlar estadísticamente la cartera, tanto vigente como vencida
- Controlar las obligaciones al cobro jurídico
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1. Prepara información y soportes necesarios para
la conciliación y compensación. Cada
representante del equipo técnico de
compensación, prepara la información referente
a las cuentas involucradas (facturas, estados
financieros).
2. Coordinar reunión para el análisis de la
conciliación y compensación de las cuentas.
3. Revisan y analizan cuentas a conciliar y
compensar. Los representante del equipo
técnico de compensación, realizan análisis
intercambiando las facturas (cruce de facturas)
de las operaciones llevadas a cabo entre las
empresas.
4. Proceden a elaborar el acta de compensación
contentiva de los acuerdos propuestos y las
operaciones cruzadas y compensadas;
reflejando el saldo neto resultante a favor o en
contra de cada empresa y los acuerdos de la
cancelación de los mismos.
5. Se envía el acta el acta de compensación al
comité administrativo de compensación para su
debida certificación.
6. Una vez aprobado y después de haber recibido
el pago el mismo se registra a fines
administrativos, contables y de control interno.
MISIÓN
La Sección de inventarios y Almacén de Arte y Pasión Café fomenta el uso adecuado de los bienes del Estado y pretende proveer un sistema de información actualizado que permita identificar, ubicar y controlar los bienes de su propiedad. Al igual que garantizar el adecuado control y seguimiento de los activos de la empresa.
VISIÓN
Lograr certeza frente al registro, ubicación, clasificación, características, estado, cantidad, y valor de los bienes de propiedad ubicados en Arte y Pasión Café. Así mismo llevar el registro actualizado de los funcionarios responsables de cada uno de los bienes.
DEFINICIÓN
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
GLOSARIO
Almacén: es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro. |
Activos: es un bien que la empresa posee y que pueden conventirse en dinero u otros medios líquidos equivalentes. |
Actualizados: Este verbo alude a lograr que algo se vuelva actual; es decir, conseguir que esté al día. |
Bienes: Como bienes se denominan las cosas materiales o inmateriales |
Codificar: la transformación de la formulación de un mensaje a través de las reglas o normas de un código o lenguaje predeterminado. |
Código: es un sistema de signos y/o símbolos |
Control: es una de las principales actividades administrativas dentro de las organizaciones. |
Excluyentemente: es un concepto que se utiliza como adjetivo calificativo para designar a algo que no incluye a todos los elementos que pueden componer al conjunto sino que marca diferencias con algunos de ellos y por lo tanto no los integra. |
Percedera: Que dura poco tiempo o que inevitablemente tiene que perecer o acabarse: |
Proveer: Suministrar o facilitar lo necesario o conveniente para un fin. |
Reportes: Es un informe o una noticia. Este tipo de documento (que puede ser impreso, digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una información |
Suministro: Abastecimiento de lo que se considera necesario |
Tramita: Hacer pasar un asunto por los trámites oportunos o necesarios para solucionarlo. |
MANUAL DE FUNCIONES
- MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALESIDENTIFICACIÓN DEL CARGOCargo:INVENTARIOSCargo del Jefe InmediatoGerente General.III DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES.
•Supervisa los niveles de existencia de inventario establecidos de bienes y servicios.
•Mantiene actualizados los sistemas de registros.
•Supervisa la selección de materiales y equipos en cuanto a identificación, tipo y calidad. Elabora órdenes de compra para la adquisición de materiales e informa a la unidad de compras y suministros.
•Revisa, firma y consigna inventarios en el almacén.
•Supervisa el despacho de mercancía a las dependencias que realizan las requisiciones.
•Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacén.
•Realiza y/o coordina inventarios en el almacén.
•Lleva el control de la contabilidad de las requisiciones.
•Revisa y conforma informes, correspondencias de caja chica, control de asistencia, relaciones de gastos y otros.
•Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de despacho y órdenes de entrega.
•Lleva el control de mercancía despachada contra mercancía en existencia.
•Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén.
•Retira de las empresas proveedoras, los materiales y equipos adquiridos por la Institución.
•Tramita las órdenes de compra.
•Corta, prueba y prepara materiales para la realización de las prácticas docentes.
•Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
•Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
•Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
•Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
CLASES DE INVENTARIO
Las clases de inventario se representara por medio de un vídeo la cual contiene una información clara.
Las clases de inventario se representara por medio de un vídeo la cual contiene una información clara.
ROTACIÓN DE PRODUCTOS
La rotación del
inventario es la cantidad de veces que el inventario debe ser reemplazado
durante un determinado período de tiempo, generalmente un año.
Uno de los indicadores
más comúnmente utilizados en la gestión de inventarios, ya que refleja la
eficacia general de la cadena de suministro, desde el proveedor hasta el
cliente. Este indicador se puede calcular para cualquier tipo de inventario
(materiales y provisiones, trabajos en curso, productos terminados, o
todos combinados) y puede ser utilizado
tanto para el sector minorista como el fabrica.
VOLUMEN DE
VENTA. El volumen de tus ventas es la cantidad total de bienes, productos o
ideas vendidas dentro de un marco temporal dado, usualmente 12 meses. Dicha
cantidad suele ser expresada en términos monetarios pero también podría figurar
en total de unidades de inventario o productos vendidos.
x FECHAS DE VENCIMIENTO. Es unos de los aspectos importantes
cuando se controla el inventario, por esto se debe tener en cuenta:
Las caducidades deben revisarse
desde el momento que se reciba la mercancía.
Consultar con el proveedor el modo
de leer su fecha de fabricación y caducidad, esto es en casos específicos de
algunos productos.
ü Se llevara un control de caducidades
mediante un formato el cual será revisado semanalmente por el encargado de
almacén y verificado por la gerencia.
ü La mercancía con caducidad más
próxima es la primera a la que se le dará salida y será dada de baja en el
control de caducidades una vez se haya transferido a algún departamento.
ü No se recibirá por ningún motivo
mercancía de baja fecha de caducidad se levantara un reporte de incidencia al
proveedor y se avisará a la gerencia.
ü Revisar el control de caducidades de
las demás áreas, presionando en que se lleve semanalmente y haciéndoles
selectivos para verificar que todo esté en orden.
ü El acomodo de la mercancía
percedera y con fecha de caducidad debe ser con forme a esta, los productos
más a la mano serán los que tengan la caducidad más próxima, para el momento de
hacer transferencias dar la mercancía con la menor fecha de caducidad.
AVERÍAS. De igual forma, en la administración
del inventario se debe controlar los elementos averiados desde el momento de
ingreso al almacén, para responsabilizar al proveedor o al encargado del
inventario.
CONTROL DE STOCK
El stock de una empresa se define como el conjunto de materiales y artículos que almacena en espera de su utilización o venta posterior.
En el caso de empresas industriales se debe mantener un stock determinado de materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a una elaboración posterior, productos semiterminados y productos terminados con los que hacer frente a la demanda de sus usuarios o cliente.
1
MÁXIMO. Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente.
MÍNIMO. Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
PROMEDIO. Es el volumen medio de existencias que tenemos en almacén durante un período de tiempo. Nos expresa la inversión que, por término medio, tenemos realizada en existencias. El nivel de stocks en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de un pedido al almacén, y un mínimo, que refleja el volumen de stocks en el momento antes de tener lugar la llegada al almacén de un nuevo pedido.
El stock de una empresa se define como el conjunto de materiales y artículos que almacena en espera de su utilización o venta posterior.
En el caso de empresas industriales se debe mantener un stock determinado de materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a una elaboración posterior, productos semiterminados y productos terminados con los que hacer frente a la demanda de sus usuarios o cliente.
1
MÁXIMO. Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente.
MÍNIMO. Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
PROMEDIO. Es el volumen medio de existencias que tenemos en almacén durante un período de tiempo. Nos expresa la inversión que, por término medio, tenemos realizada en existencias. El nivel de stocks en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de un pedido al almacén, y un mínimo, que refleja el volumen de stocks en el momento antes de tener lugar la llegada al almacén de un nuevo pedido.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
* Emitir las normas que se deberán aplicar para el adecuado almacenamiento de los insumos que se adquieran, a fin de coordinar y controlar el funcionamiento de la planta.
Los documentos administrativos son aquellos que se requiere para el proceso de la compra de una empresa. ya sea para el uso de esta o para la comercialización de los productos:
REQUISICIÓN DE COMPRA
Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.
La requisición de compra puede ser emitida por cualquier área de la empresa tal como: Producción, Marketing, Almacén, Logística, etc.
COTIZACIÓN
Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
ORDEN DE COMPRA
La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.
REMISIÓN
La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.
FACTURA
La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de IVA que se debe aplicar.
NOTA DE ENTRADA
Es el documento oficial que acredita el ingreso
material y real de un bien o elemento al almacén o
bodega de la entidad constituyéndose así en el soporte para legalizarlos registros en almacén y efectuar los asientos en contabilidad. Partes y referencia de la nota de
ingreso al almacén: Para la emisión de este documento es necesario que
previamente se obtengan y sean verificados por los
documentos auxiliares requeridos: La guía de remisión Boletín de control de calidad, etc. Dado que se formulara
tres copias distribuidas de la siguiente forma: El original, para
remitir a la unidad de contabilidad y tesorería de la oficina de administración.
* Emitir las normas que se deberán aplicar para el adecuado almacenamiento de los insumos que se adquieran, a fin de coordinar y controlar el funcionamiento de la planta.
*Verificar los insumos que sean recibidos, utilizados y debidamente vaciados en la
documentación oficial correspondiente, con el propósito de llevar a cabo su adecuado
control interno y su estricta vigilancia física.
*Establecer un formato único para la toma de inventario, el cual será reportado
diariamente al Departamento de Proceso., así
como emitir los primeros 5 días de cada mes los consolidados en relación a las
entradas, salidas y consumos de todos y cada uno de los insumos de la planta.
*Diseñar y operar un adecuado sistema de control interno mediante el registro oportuno
de las entradas y salidas de materia prima e insumos, cuidando que estos tengan la
documentación soporte.
5. Formular y coordinar la programación de entrega de materia prima e insumos a las
diferentes áreas de proceso de la planta.
*Realizar y controlar el abastecimiento de insumos de acuerdo a las solicitudes que
formulen las diferentes unidades que integran la planta.
*Realizar y coordinar periódicamente los inventarios con el propósito de validar las
existencias y detectar a tiempo posibles faltas para tomar oportunamente las
decisiones para su requisición.
EL CÓDIGO DE BARRAS
Es
un código basado en la representación de un conjunto de líneas paralelas de
distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada
información, es decir, las barras y espacios del código representan pequeñas
cadenas de caracteres. De este modo, el código de barras permite reconocer
rápidamente un artículo de forma única, global y no ambigua en un punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus
características asociadas. Actualmente, el código de barras está implantado
masivamente de forma global.
CODIGO DE BARRAS EN EL
PRODUCTO
Los códigos de barras se imprimen en los envases, embalajes o etiquetas de los productos. Entre sus
requisitos básicos se encuentran la visibilidad y fácil legibilidad por lo que
es imprescindible un adecuado contraste de colores. En este sentido, el negro
sobre fondo blanco es el más habitual encontrando también azul sobre blanco o
negro sobre marrón en las cajas de cartón ondulado. El código de barras lo imprimen los fabricantes
(o, más habitualmente, los fabricantes de envases y etiquetas por encargo de
los primeros) y, en algunas ocasiones, los distribuidores.
Para no entorpecer la imagen del producto y sus mensajes promocionales,
se recomienda imprimir el código de barras en lugares discretos tales como los
laterales o la parte trasera del envase. Sin embargo, en casos de productos
pequeños que se distribuye individualmente no se puede evitar que ocupe buena
parte de su superficie: rotuladores, barras de pegamento, entre otros.
Los
códigos de barras se dividen en dos grandes grupos: los códigos de barras
lineales y los códigos de barras de dos dimensiones.
CÓDIGOS DE BARRAS LINEALES
· EAN 13
European Article Number o International Article Number es un sistema
de códigos de barras adoptado por más de 100 países y cerca de un
millón de empresas (2003). En el año 2005, la asociación EAN se ha fusionado
con la UCC (Uniform Code Council) para formar una nueva y única
organización mundial identificada como GS1, con sede en Bélgica.
El código EAN más usual es EAN13, constituido por 13 dígitos y con una estructura dividida en cuatro
partes:
Los primeros dígitos del código de barras EAN identifican el país que
otorgó el código, no el país de origen del producto. Por ejemplo, en Chile se
encarga de ello una empresa responsable adscrita al sistema EAN y su código es
el '780'.
Composición del código:
Código del
país en donde radica la
empresa, compuesto por 3 dígitos.
Código de empresa. Es un número compuesto por 4 o 5 dígitos, que
identifica al propietario de la marca. Es asignado por la asociación de
fabricantes y distribuidores (AECOC).1
Código de producto. Completa los 12 primeros dígitos.
Dígito de control. Para comprobar el dígito de control (por ejemplo,
inmediatamente después de leer un código de barras mediante un escáner), numeramos los dígitos de derecha a izquierda. A
continuación se suman los dígitos de las posiciones impares, el resultado se
multiplica por 3, y se le suman los dígitos de las posiciones pares. Se busca
decena inmediatamente superior y se le resta el resultado obtenido. El
resultado final es el dígito de control. Si el resultado es múltiplo de 10 el
dígito de control será 0.
Code 128 es un código de barras de alta densidad, usado ampliamente para
la logística y paquetería. Puede codificar caracteres alfanuméricos o solo
numéricos. Con este código es posible representar todos los caracteres de la
tabla ASCII, incluyendo los caracteres de control.
Para comprender cómo se codifica este código, debemos tener en cuenta
que cada ASCII se codifica mediante 11 barras.
Por ejemplo, el carácter ASCII <espacio> está formado por:
·
Dos barras negras
·
Una barra blanca
·
Dos barras blancas
·
Dos barras blancas
·
Total= 11 barras
Code 39 es un código de barras capaz de
representar letras mayúsculas, números y algunos caracteres especiales, como el
espacio. Posiblemente,
el inconveniente más grave de este código es su baja densidad de información
pues se requiere más espacio para codificar datos en Code 39 que, por ejemplo,
en Code 128. Esto significa que resulta dificultoso etiquetar objetos demasiado
pequeños con este código. A pesar de eso, este código es ampliamente utilizado
y puede ser interpretado por casi cualquier lector de códigos de barras.
El código de barras Code 93 fue diseñado en 1982 por Intermec para lograr una mayor
densidad de datos en el código Code 39. Code
93 primariamente fue usado
por el servicio postal canadiense.
Es
un código de barras lineal
desarrollado en el 1972 por Pitney Bowes. Fue
especialmente diseñado para poder ser leído sin problemas aun si fuera impreso
por una impresora de matriz de puntos. Además la nueva simbologia permitía
contener más información en el mismo tamaño de etiqueta.
CÓDIGOS DE BARRAS BIDIMENSIONALES
PDF417
Es un
código multifilas, continuo, de longitud variable, que tiene alta capacidad de
almacenamiento de datos. El código consiste en un patrón de marcas (17,4), los
subjuegos están definidos en términos de valores particulares de una función
discriminadora, cada subjuego incluye 929 codewords (925 para datos, 1 para
los descriptores de longitud y por lo menos 2 para la corrección de error)
disponibles y tiene un método de dos pasos para decodificar los datos
escaneados. Es un archivo portátil de datos (Portable Data File), tiene una
capacidad de hasta 1800 caracteres numéricos, alfanuméricos y especiales. El
código contiene toda la información, no se requiere consultar a un archivo.
Cuenta con mecanismos de detección y corrección de errores: 9 niveles de
seguridad lo que permite la lectura y decodificación exitosa aun cuando el daño
del código llegue hasta un 40%.
Se
usa en:
·
Industria en
general.
·
Sistemas de
paquetería: cartas porte.
·
Compañías de seguros:
validación de pólizas.
·
Instituciones
gubernamentales: aduanas.
·
Bancos: reemplazo de
tarjetas y certificación de documentos.
·
Transportación de
mercadería: manifiestos de embarque.
·
Identificación
personal y foto credencial.
·
Registros públicos de
la propiedad.
·
Testimonios
notariales.
·
Tarjetas de
circulación.
·
Licencias de
manejo.
·
Industria
electrónica.
DATAMATRIX
Cada
símbolo tiene regiones de datos, que contienen un juego de módulos cuadrados
nominales en un arreglo regular. En grandes símbolos ECC 200, las regiones de
datos están separadas por patrones de alineamiento. Puede codificar hasta 2335
caracteres en una superficie muy pequeña. Desarrollado en 1989 por
International Data Matrix Inc. La versión de dominio público es la ECC 200. Si
bien existen y se han publicado desde su creación la ECC
000,0010,0040,0050,0060,0070,0080,0090,0100,0120,0130,0140, la última Ecc 200
también de dominio público y libre implementación, fue desarrollada por
International Data Matrix en 1995.
·
Codificación de
direcciones de Internet, su reducido y compacto espacio impreso en diversos
soportes, facilita su lectura posterior.
·
Identificación y
control de partes componentes (según AIAG: Automotive
Industry Action Group).
·
Control y prevención
de productos en expiración o que han sido "recalled".
·
Codificación de
dirección postal en un símbolo bidimensional (usos en el servicio postal para
automatizar ordenado del correo).
·
Marcado de
componentes para control de calidad.
·
Los componentes
individuales son marcados identificando al fabricante, fecha de fabricación y
número de lote, etc.
·
Etiquetado de
desechos peligrosos (radioactivos, tóxicos, etc.) para control y almacenamiento
a largo plazo.
·
Industria
farmacéutica, almacenamiento de información sobre composición, prescripción,
etc.
·
Boletos de lotería,
información específica sobre el cliente puede codificarse para evitar la
posibilidad de fraude.
·
Instituciones
financieras, transacciones seguras codificando la información en cheques.
CÓDIGO QR
Es un
código bidimensional con una matriz de propósito general diseñada para un
escaneo rápido de información. QR es eficiente para codificar caracteres Kanji (fue diseñado por la compañía Denso Wave
y lo desarrolló en Japón), es una simbología muy popular en Japón. El código QR
es de forma cuadrada y puede ser fácilmente identificado por su patrón de
cuadros oscuros y claros en tres de las esquinas del símbolo.
Existe
la posibilidad de que los particulares y los comercios y hostelería pongan el
código QR de los locales y establecimientos.
VENTAJAS
Entre
todas las primeras justificaciones de la implantación del código de barras se
encontraron la necesidad de agilizar la lectura de los artículos en las cajas y
la de evitar errores de digitación. Otras ventajas que se pueden destacar de
este sistema son:
·
Agilidad en etiquetar
precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo sino simplemente en el
lineal.
·
Rápido control del
stock de mercancías.
·
Estadísticas
comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en
cada momento pudiendo extraer conclusiones de mercadotecnia.
·
El consumidor obtiene
una relación de artículos en el tique de compra lo que permite su comprobación
y eventual reclamación.
·
Se imprime a bajos
costos.
·
Posee porcentajes muy
bajos de error.
·
Permite capturar
rápidamente los datos.
·
Los equipos de
lectura e impresión de código de barras son flexibles y fáciles de conectar e instalar.
·
Permite automatizar
el registro y seguimiento de los productos.
Entre
las pocas desventajas que se le atribuyen se encuentra la imposibilidad de
recordar el precio del producto una vez apartado del lineal. También hay que
aclarar que el código QR no es un código de barras propiamente, sus métodos de
lectura se diferencian y claramente los QR no son barras. Se incluyen aquí por
ser utilizados para el mismo fin que los códigos de barras.
Un activo fijo
es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no puede
convertirse en líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el
funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta.
Son ejemplos de activos fijos: bienes inmuebles, maquinaria, material de oficina, etc. Se encuentran recogidos en el balance de situación. También se incluyen dentro del activo fijo las inversiones en acciones, bonos y valores emitidos por empresas afiliadas.
Mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un
bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar
ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo
lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe
incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para
poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio
económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el
desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten
generar un determinado ingreso.
Eventualmente, los activos fijos pueden ser dados de baja o vendidos, ya
sea por obsolescencia o actualidad tecnológica. La vida útil de un activo fijo es el tiempo
durante el cual la empresa hace uso de él hasta que ya no sea útil para la empresa.
Es uno de los métodos de depreciación más utilizados, principalmente por su sencillez, por la facilidad de implementación.
ACTIVOS FIJOS
DEFINICIÓN
Son ejemplos de activos fijos: bienes inmuebles, maquinaria, material de oficina, etc. Se encuentran recogidos en el balance de situación. También se incluyen dentro del activo fijo las inversiones en acciones, bonos y valores emitidos por empresas afiliadas.
CLASIFICACIÓN
El
"activo fijo" se clasifica en tres grupos:
- Tangible, elementos que pueden ser tocados, tales como los terrenos, los edificios, la maquinaria, etc.
- Intangible, que incluye cosas que no pueden ser tocadas materialmente, tales como los derechos de patente, etc.
- Las inversiones en compañías.
DEPRECIACIÓN
VIDA ÚTIL
Eventualmente, los activos fijos pueden ser dados de baja o vendidos, ya
sea por obsolescencia o actualidad tecnológica. La vida útil de un activo fijo es el tiempo
durante el cual la empresa hace uso de él hasta que ya no sea útil para la empresa.
Factores que
influyen la vida útil de un activo fijo:
El uso y el
tiempo
Obsolescencia
tecnológica
DEPRECIACIÓN RECTA
Es uno de los métodos de depreciación más utilizados, principalmente por su sencillez, por la facilidad de implementación.
La depreciación en línea recta supone una depreciación
constante, una alícuota periódica de depreciación invariable.
En este método de depreciación se supone que el activo
sufre un desgaste constante con el paso del tiempo, lo que no siempre se ajusta
a la realidad, toda vez que hay activos que en la medida en que se
desgastan, el nivel de desgaste se incrementa, es creciente.
APLICACIÓN
Valor del
activo: 120.000.000
Vida útil del
activo: 5 años
Depreciación
anual: 120.000.000/5 = 24.000.000
Depreciación
mensual: 120.000.000/60 = 2.000.000
uSi la empresa maneja cuota de salvamento, esta se
detrae del valor del activo y la diferencia es la que se deprecia.
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